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Lohnabrechnung erstellen: schnell und präzise

Möchten Arbeitgeber Gehalts- und Lohnabrechnungen erstellen, müssen sie einiges beachten – von relevanten Angaben bis zu gesetzlichen Bestimmungen.

Januar 2024

Lohnabrechnungen zu erstellen, gilt als essenzieller Baustein für jedes Unternehmen. Im Rahmen der Unternehmensführung stellt die korrekte Erstellung von Lohnabrechnungen nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit dar, sondern bildet auch das Fundament für eine transparente und vertrauensvolle Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch eine akkurate Lohnabrechnung zu erstellen, ist ein Prozess, der Präzision erfordert.

Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen: rechtliche Grundlagen

Um Lohnabrechnungen ordnungsgemäß zu erstellen, gilt es, die gesetzlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Diese Vorgaben sorgen für eine korrekte und transparente Abwicklung, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von großer Bedeutung ist:

  • 108 Abs. 1 GewO: Arbeitgeber sind bei Entgeltzahlung dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen und diese ihren Mitarbeitern in Textform zu übermitteln. Darin müssen alle wesentlichen Bestandteile des Entgelts aufschlüsselt sein. Dies umfasst das Gehalt oder den Lohn, etwaige Zuschläge und die vorgenommenen Abzüge.
  • 195 BGB & § 199 Abs. 1 BGB: Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist es gleichermaßen wichtig, die Verjährungsfristen für Ansprüche zu beachten. Ansprüche, wie beispielsweise auf ausstehende Löhne, verjähren typischerweise nach drei Jahren.
  • 257 Abs. 1 HGB: Die Aufbewahrung von Lohnabrechnungen und anderen relevanten Unterlagen über einen Zeitraum von zehn Jahren ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Diese langfristige Dokumentation sichert die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit von Geschäftsvorgängen.
  • 147 Abs. 1 AO: Ebenso ist die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Dokumente, einschließlich Lohnabrechnungen, wesentlich. Dies stellt sicher, dass Unternehmen im Falle von steuerlichen Überprüfungen alle erforderlichen Belege zur Hand haben.

Gehalts- und Lohnabrechnung selber machen: der Aufbau

Wenn Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen, muss diese verschiedene Bestandteile beinhalten. Dazu gehören:

  • Bruttolohn/-gehalt: Im Zentrum der Lohnabrechnung steht der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt. Hierzu zählen das Grundentgelt sowie alle zusätzlichen Vergütungen wie Boni, Zulagen oder Provisionen. Um die Lohnabrechnung korrekt zu erstellen, ist es wichtig, diese Komponenten exakt zu erfassen, da sie die Basis für alle weiteren Berechnungen bilden.
  • Gesetzliche Abzüge: Hierunter fallen die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer.
  • Sozialversicherungsbeiträge: Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Lohnabrechnung sind die Sozialversicherungsbeiträge, welche sich in Kranken-, Pflege-, Renten- sowie in Arbeitslosenversicherung aufteilen.
  • Nettolohn: Der Nettolohn, der sich aus dem Bruttolohn abzüglich der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ergibt, ist das, was dem Mitarbeiter letztendlich ausgezahlt wird. Die genaue und transparente Darstellung dieses Betrags ist beim Erstellen der Lohnabrechnung von großer Bedeutung, da sie dem Mitarbeiter Klarheit über sein Einkommen bietet.

 

Der Kopfteil einer Lohnabrechnung enthält grundlegende Informationen, die für die Identifizierung und Zuordnung der Abrechnung entscheidend sind. Dazu zählen der Name und die Adresse des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers. Ebenso wichtig sind das Abrechnungsdatum, der Abrechnungszeitraum und die Mitarbeiter- bzw. Personalnummer.

 

Wenn Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen, ist es unabdingbar, stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorgaben zu bleiben und diese einzuhalten.

 

Hinweis: Eine Ausnahme sind Minijobs. Um eine Lohnabrechnung zu erstellen, müssen in diesem Fall bestimmte pauschale Abzüge berücksichtigt werden:

  • 2 % Lohnsteuer, einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern (§ 40a Abs. 2 EstG)
  • 15 % Rentenversicherung (§ 168 Abs. 1 SGB VI)
  • 13 % Krankenversicherung (§ 249b SGB V)

Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen: Tipps

Um Gehalts- und Lohnabrechnungen zu erstellen, gibt es einige Tipps, die den Prozess etwas erleichtern und das Risiko für Fehler zu minimieren:  

  • Arbeitszeiten erfassen: Der erste Schritt, wenn Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen, ist die Erfassung aller Arbeitszeiten. Hierbei ist es wichtig, alle geleisteten Stunden, Überstunden, Krankheitstage und Urlaubstage zu dokumentieren. Eine genaue Erfassung bildet die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung.
  • Sonderzahlungen einbeziehen: Sonderzahlungen wie Boni oder Prämien müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Eine lückenlose Dokumentation und regelmäßige Überprüfung dieser Posten sind entscheidend, um eine genaue Lohnabrechnung zu erstellen.
  • Aktuelle Gesetzeslage berücksichtigen: Arbeitgeber sollten bezüglich der aktuellen Steuer- und Sozialversicherungsgesetze stets auf dem Laufenden bleiben. Gesetzesänderungen können sich direkt auf die Lohnabrechnung auswirken.
  • Fristen einhalten: Die Beachtung von Fristen bei der Lohnabrechnung ist für Arbeitgeber von großer Bedeutung. Dies umfasst nicht nur die rechtzeitige Bereitstellung der Lohnabrechnungen selbst, sondern auch die Einhaltung von Meldefristen gegenüber Sozialversicherungsträgern und Finanzämtern.

Die Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB spielt eine wichtige Rolle für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wenn Arbeitgeber beispielsweise eine fehlerhafte Lohnabrechnung erstellen, müssen die daraus resultierenden Ansprüche innerhalb von drei Jahren geltend gemacht werden. Diese Frist beginnt, sofern nicht anders festgelegt, am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Hat der Arbeitnehmer beispielsweise zu viel Geld erhalten, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in der vorgegebenen Frist darüber in Kenntnis setzen und einen Anspruch auf Rückzahlung erheben.

Digitale Lohnzettel erstellen: die Vorteile

Im Zuge der Digitalisierung ist es mit weniger Aufwand verbunden, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Moderne Lohnbuchhaltungssoftware bietet gegenüber traditionellen Methoden zahlreiche Vorteile, die nicht nur Zeitersparnis bringen, sondern auch die Genauigkeit erhöhen.

 

Digitale Lohnabrechnungen zu erstellen, geht mit vielen automatisieren Schritten einher, die beim manuellen Erstellen einer Lohnabrechnung zeitintensiv sind. Beispielsweise ermöglichen sie die schnelle Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten sowie die automatische Berechnung von Abzügen. Mithilfe von Lohn- und Einkommenssteuerrechnern werden aktuelle Steuersätze automatisch in die Berechnung integriert. Dies reduziert den Arbeitsaufwand und verringert das Risiko von Fehlern, wenn Arbeitgeber Lohnabrechnungen erstellen. Zudem stellen Softwarelösungen für die Erstellung von Lohnabrechnungen nützliche Vorlagen an. Diese sorgen dafür, dass alle relevanten Daten und Informationen in der Abrechnung enthalten sind.

 

Ein weiterer Vorteil digitaler Lohnabrechnungssysteme liegt in der verbesserten Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der Daten. Alle Informationen sind zentral gespeichert, können bei Bedarf leicht abgerufen werden und benötigen keinen physischen Stauraum. Lohnabrechnungen zu erstellen, zu überprüfen und zu archivieren, wird dadurch unkomplizierter.

 

Lohnabrechnungen manuell zu erstellen, ist hingegen eine vertraute Herangehensweise, die vor allem in kleineren, älteren Betrieben mit einer geringen Anzahl von Mitarbeitern noch immer praktikabel sein kann. Der Hauptnachteil dieser Methoden ist jedoch, dass sie zeitaufwendiger und anfälliger für menschliche Fehler ist. Zudem fehlen oft die Flexibilität und Skalierbarkeit, die digitale Systeme beim Erstellen einer Lohnabrechnung bieten.

 

Digitale Lohnabrechnungen bieten für Betriebe jeder Größe zahlreiche Vorteile. Für Arbeitgeber, die ihre Prozesse modernisieren und optimieren möchten, ist die Investition in eine geeignete Software zur Lohnabrechnung eine sinnvolle Entscheidung.

Lohnabrechnungen erstellen – effizient und fehlerfrei

Damit Sie Ihre Lohnabrechnungen digital erstellen und von den damit verbundenen Vorzügen profitieren können, bieten wir Lohnbuchhaltungssoftware für Steuerberater. Diese unterstützt Sie auf dem Weg zur modernen und digitalen Kanzlei. Ergänzend zu unserer Lohnbuchhaltungssoftware bieten wir auch andere Lösungen wie beispielsweise Buchhaltungssoftware an, um den administrativen Prozess für Unternehmen zu vereinfachen.

 

Sind Sie sich unsicher, wie Sie Lohnabrechnungen korrekt erstellen oder haben Sie Interesse an unseren Softwarelösungen? Dann zögern Sie nicht, Kontakt zu uns aufzunehmen. Gern unterstützen wir Sie bei Ihrem Anliegen.