Digitale Personalakte 2027: Pflichten für Arbeitgeber

Die digitale Personalakte bündelt alle Unterlagen eines Beschäftigten in einem System statt im Aktenschrank. Eine Pflicht zur vollständig digitalen Akte gibt es nicht, wohl aber für einen Teil ihres Inhalts: Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung sind ab dem 1. Januar 2027 ausnahmslos elektronisch zu führen. Die bisherige Befreiung auf Antrag endet am 31. Dezember 2026. (Stand: 2026)

Verkürzt heißt es derzeit vielerorts, ab 2027 werde die Personalakte digital. Das trifft die Rechtslage nur halb und führt in beide Richtungen in die Irre: Wer vorsorglich alles digitalisiert, erzeugt Aufwand ohne Pflichtgrund; wer nichts umstellt, steht bei der nächsten Betriebsprüfung ohne verwertbare Daten da. Welche Unterlagen betroffen sind, welche Anforderungen an Ablage und Datenschutz gelten und wie die Umstellung ohne Doppelarbeit gelingt, klärt dieser Überblick.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Daten und Dokumente, die ein Arbeitsverhältnis begründen, begleiten und beenden. Inhaltlich entspricht sie der Papierakte, lediglich die Form ändert sich. Ein gesetzlich vorgeschriebener Aufbau existiert nicht – wohl aber eine inhaltliche Grenze: Aufgenommen werden darf nur, was einen sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis hat. Diese Schranke folgt aus § 26 BDSG und dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO und gilt für Ordner und Datei gleichermaßen.

Was in die Akte gehört und was nicht

In der Praxis hat sich eine Gliederung nach vier Dokumentgruppen durchgesetzt:

1. Stammdaten und Vertragsunterlagen: Personalfragebogen, Arbeitsvertrag, Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, Änderungs- und Aufhebungsvereinbarungen

2. Entgeltunterlagen: Lohnkonto, Entgeltabrechnungen, Beitragsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung

3. Nachweise und Bescheinigungen: Immatrikulationsbescheinigungen, Erklärungen zur Versicherungsfreiheit, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Arbeitserlaubnisse

4. Vorgänge aus dem Arbeitsverhältnis: Fehlzeiten, Weiterbildungen, Beurteilungen, Abmahnungen, Zeugnisse

Außen vor bleibt alles ohne Tätigkeitsbezug: Gesundheitsdaten über die Dauer der Arbeitsunfähigkeit hinaus, Angaben zur Religion außerhalb der Kirchensteuerpflicht, private Korrespondenz. Beschäftigte dürfen ihre Personalakte nach § 83 BetrVG jederzeit einsehen und einer Eintragung eine Gegendarstellung beifügen – ein Recht, das sich elektronisch leichter erfüllen lässt als über einen Termin am Aktenschrank.

Digitale Personalakte: Pflicht ab 2027?

Eine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte besteht auch nach dem Jahreswechsel nicht. Verbindlich wird die elektronische Form für einen klar umrissenen Ausschnitt: die Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung. Seit dem 1. Januar 2022 sind sie grundsätzlich elektronisch zu führen, bislang ließen sich Betriebe davon jedoch auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien. Diese Möglichkeit läuft zum 31. Dezember 2026 aus. Eine Bagatellgrenze kennt die Vorschrift nicht: Sobald ein Betrieb Beschäftigte hat, greift sie.

Elektronisch geführt bedeutet dabei mehr als eingescannt und irgendwo abgelegt. Die Unterlagen müssen eindeutig einem Beschäftigten zuzuordnen, unmittelbar lesbar, vor unberechtigtem Zugriff geschützt und im Prüfungsfall kurzfristig bereitzustellen sein. Vorgaben zu Dateiformaten, Benennung und Ordnungssystem regeln die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV. Ein Sammelordner mit unsortierten Scans genügt diesem Maßstab nicht.

Neben den Abrechnungen selbst betrifft die Pflicht vor allem die begleitenden Unterlagen:

1. Entgeltabrechnungen, Lohnkonten und Beitragsnachweise

2. Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob

3. Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten

4. Nachweise zur Versicherungsfreiheit

5. Erklärungen kurzfristig Beschäftigter

Für den Altbestand gibt es Entwarnung: Erfasst werden nur Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027. Ältere Papierunterlagen bleiben, wo sie sind.

Die Stichtage im Überblick

Der Jahreswechsel 2026/2027 führt zwei Verfahren zusammen, die über fünf Jahre hinweg aufgebaut wurden:

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, ist die zweite Hälfte der Umstellung: Ab 2027 übermitteln alle Arbeitgeber ihre Entgelt- und Buchhaltungsdaten für jeden Abrechnungsfall elektronisch an die Rentenversicherung. Fehlt die digitale Grundlage, fehlt auch die Prüfgrundlage.

Anforderungen an Zugriff, Sicherheit und Aufbewahrung

Mit der elektronischen Führung verlagert sich die Verantwortung vom Schlüssel zum Berechtigungskonzept. Maßgeblich ist, dass jede Rolle nur den Teil der Personalakte sieht, den sie für ihre Aufgabe braucht: die Entgeltabrechnung die Lohndaten, die Führungskraft die Beurteilungen, die Geschäftsleitung im Zweifel weniger als angenommen. Hinzu kommen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO – Verschlüsselung, protokollierte Zugriffe, gesichertes Backup – sowie der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO, der binnen eines Monats zu erfüllen ist.

Die Fristen laufen je Dokumentart auseinander, weshalb pauschale Aufbewahrung keine sichere Lösung ist:

Wer alles unbefristet speichert, verstößt gegen die Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO; wer zu früh löscht, kann Beiträge und Lohnsteuer nicht mehr nachweisen. Beides vermeidet ein Löschkonzept auf Dokumentebene, das die jeweilige Frist beim Ablegen mitgibt. Eine Lohnbuchhaltung-Software kann diese Fristen je Dokumentart hinterlegen und meldet sich, bevor eine Aufbewahrung ins Leere läuft.

Vorteile der digitalen Personalakte

Die Vorteile der digitalen Personalakte ergeben sich weniger aus dem gesparten Papier als aus der kürzeren Reaktionszeit. Eine Auskunft, die im Archiv eine halbe Stunde kostet, dauert in der Suchmaske Sekunden. Fristen laufen nicht mehr unbemerkt ab, weil das System sie mitführt. Und bei einer Prüfung liegt der angeforderte Nachweis sofort vor. Dazu kommt ein Effekt, der im Alltag unterschätzt wird: Berechtigungen lassen sich technisch durchsetzen, während ein Aktenschrank nur so sicher ist wie die Person, die ihn offen stehen lässt.

Personalakten digitalisieren: die Umstellung planen

Die Digitalisierung der Personalakte beginnt nicht mit dem Scanner, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Zu klären ist, welche Dokumente überhaupt geführt werden, welche davon unter § 8 BVV fallen und wo sie heute liegen – im Ordner, im Dateisystem oder beim externen Lohndienstleister. Erst danach lässt sich entscheiden, was tatsächlich übernommen wird.

In vier Schritten lassen sich Personalakten digitalisieren:

1. Bestand sichten und festlegen, welche Dokumentarten künftig elektronisch geführt werden

2. Ablagestruktur und Benennungsregeln je Beschäftigten definieren

3. Berechtigungen, Aufbewahrungs- und Löschfristen je Dokumentart hinterlegen

4. neue Vorgänge ab dem Stichtag ausschließlich digital erfassen und den Papierlauf beenden

Für den Altbestand genügt eine Stichtagslösung: Papierakten bestehen bis zum Ablauf ihrer Frist fort, alles Neue läuft elektronisch. Dieser Schnitt ist sauberer als eine Rückwärtsdigitalisierung, die Monate bindet und rechtlich nirgends verlangt wird. Lohnbuchungen und Belege wandern im selben Zug in die laufende Buchführungssoftware, sodass Personal- und Finanzdaten nicht in getrennten Welten liegen.

Software und Anbieter auswählen: worauf es ankommt

Das Angebot an Software für die digitale Personalakte reicht vom reinen Dokumentenarchiv bis zum vollständigen Personalsystem. Hilfreicher als eine Anbieterliste sind deshalb Kriterien: Berechtigungen je Rolle und Dokumentart, revisionssichere Ablage mit Protokollierung, hinterlegbare Fristen, maschinell auswertbarer Export der Entgeltunterlagen und eine Schnittstelle zur Abrechnung, damit Dokumente ohne Zwischenschritt in der Akte landen.

Zwei Punkte tauchen in Auswahlgesprächen selten auf und werden später teuer: der Serverstandort samt Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und der Umgang mit einem späteren Wechsel. Wechselt ein Betrieb Software oder Dienstleister, sind die euBP-Daten vorab über das reguläre Verfahren zu übermitteln. Wer das vorher klärt, behält die Wahlfreiheit. Eine durchgängige Buchhaltungssoftware senkt zusätzlich die Zahl der Systeme, zwischen denen Daten abgeglichen werden müssen.

Wo die Umstellung in der Praxis hakt

Probleme entstehen selten an der Technik, sondern an Festlegungen, die niemand getroffen hat. Vier Muster wiederholen sich:

1. Ablage ohne Ordnung: Dateien landen als „Scan_0012“ in einem Sammelverzeichnis, die Zuordnung zum Beschäftigten geht verloren.

2. Doppelter Lauf: Papier und Datei werden parallel geführt; es entstehen zwei Wahrheiten, und der Aufwand steigt, statt zu sinken.

3. Berechtigungen nach Gewohnheit: Zugriffe werden einmal vergeben und nie überprüft, obwohl Zuständigkeiten wechseln.

4. Fristen ohne Zuständigkeit: Löschfristen sind bekannt, aber niemandem zugewiesen, sodass Unterlagen weit über ihre Frist hinaus gespeichert bleiben.

Spätestens bei der turnusmäßigen Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV zeigt sich, ob diese Punkte geregelt sind. Für Kanzleien kommt hinzu, dass Entgeltunterlagen laufend mit den Mandanten ausgetauscht werden und die Zuständigkeit für die elektronische Führung eindeutig verteilt sein muss – ein Weg, den eine Mandanten-Software mit zentralem Belegkanal und nachvollziehbaren Freigaben absichert.

Stotax bildet Lohnabrechnung, Entgeltunterlagen und Belegablage gemeinsam mit der übrigen Steuerberater-Software in einer Lösung ab und führt die Vorgaben zur elektronischen Führung als gepflegte Programmstände mit. Damit bleibt die Akte prüffähig, ohne dass jemand jedes Jahr nachhalten muss, was sich geändert hat.

Digitale Personalakte: ein Stichtag und zwei Baustellen

Ab 2027 ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen gesetzter Rahmen; die digitale Personalakte darum herum bleibt freiwillig, ergibt sich aber von selbst. Wird der Schnitt zum Jahreswechsel sauber gezogen, muss der Altbestand nicht angefasst werden und dieselbe Struktur trägt zugleich die Anforderungen der euBP. Fragen zur Umsetzung im eigenen Betrieb oder in der Kanzlei beantwortet das Stotax-Team persönlich über das Kontaktformular.

FAQ zur digitalen Personalakte

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

Eine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte besteht nicht. Verbindlich ist ab dem 1. Januar 2027 allein die elektronische Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 BVV. Die Befreiung auf Antrag endet am 31. Dezember 2026 und steht danach keinem Arbeitgeber mehr offen, unabhängig von der Betriebsgröße.

Welche Unterlagen müssen ab 2027 elektronisch vorliegen?

Betroffen sind Entgeltabrechnungen und Lohnkonten sowie die begleitenden Entgeltunterlagen: Befreiungsanträge in der Sozialversicherung, Immatrikulationsbescheinigungen, Nachweise zur Versicherungsfreiheit und Erklärungen von Beschäftigten. Welche Formate und Ordnungssysteme zulässig sind, regeln die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV.

Müssen alte Personalakten nachträglich digitalisiert werden?

Nein. Die Pflicht erfasst nur Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027. Papierunterlagen aus früheren Jahren dürfen in ihrer bisherigen Form bleiben, bis die jeweilige Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Eine Rückwärtsdigitalisierung des Altbestands verlangt der Gesetzgeber nicht.

Ist die elektronische Personalakte dasselbe wie die digitale Personalakte?

Ja, beide Begriffe meinen dieselbe Sache und werden synonym verwendet. Datenschutzrechtlich macht die Bezeichnung ohnehin keinen Unterschied: Für jede elektronisch geführte Personalakte gelten die DSGVO, § 26 BDSG und das Einsichtsrecht der Beschäftigten nach § 83 BetrVG.

Worauf kommt es bei Software für die digitale Personalakte an?

Wichtig sind rollenbasierte Berechtigungen, eine revisionssichere Ablage mit Protokollierung, hinterlegbare Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie ein maschinell auswertbarer Export der Entgeltunterlagen. Eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung verhindert doppelte Pflege. Bei einem späteren Wechsel von Software oder Dienstleister sind die euBP-Daten vorab zu übermitteln.