E-Rechnung: Pflicht ab 2027 bei über 800.000 Euro Umsatz

Die E-Rechnungspflicht greift nicht für alle zum selben Termin. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, ihre inländischen B2B-Umsätze mit einer strukturierten E-Rechnung abrechnen. Alle übrigen Rechnungsaussteller dürfen die Übergangsregel nach § 27 Absatz 38 UStG noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen. Empfangen muss E-Rechnungen dagegen seit 2025 jeder Betrieb. (Stand: 2026)

Die Schwelle wirkt klar, führt in der Praxis aber zu Fehleinschätzungen: Gemeint ist der Umsatz des laufenden Jahres 2026, nicht der von 2027, und genau 800.000 Euro überschreiten die Grenze nicht. Zwischen beiden Lesarten liegt ein ganzes Umstellungsjahr. Dieser Beitrag ordnet den Stufenplan, die Berechnung der Umsatzgrenze, die Ausnahmen für Kleinunternehmer und die Schritte ein, die bis zum Jahreswechsel zu erledigen sind.

Was als E-Rechnung gilt und was nicht

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung erlaubt. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen dabei im strukturierten Teil stehen, nicht nur im lesbaren Abbild. Alles andere – Papier, Word, Excel und auch das klassische PDF – führt der Gesetzgeber seit 2025 unter dem Begriff sonstige Rechnung.

In der Praxis kommen zwei Formate vor: die reine XML-Datei nach dem Standard XRechnung und das Hybridformat ZUGFeRD, bei dem die strukturierten Daten in einer PDF-Datei eingebettet sind. Beide erfüllen die Anforderungen. Ein PDF ohne eingebettete Daten erfüllt sie nicht, auch wenn es per E-Mail verschickt wird und optisch identisch aussieht.

Empfangen und versenden: zwei getrennte Pflichten

Die beiden Seiten der Rechnung sind unterschiedlich geregelt, was einen Großteil der Verwirrung erklärt:

1.   Empfang: seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend für jeden inländischen Unternehmer, ohne Übergangsfrist und unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatz. Ein E-Mail-Postfach genügt als Mindestlösung.

2.   Ausstellung: gestaffelt nach Vorjahresumsatz, verpflichtend ab 2027 oder 2028 – mit dauerhaften Ausnahmen für bestimmte Fälle.

Auch die Zustimmung des Empfängers ist seit 2025 neu verteilt: Für eine E-Rechnung im Anwendungsbereich der Pflicht braucht es keine mehr, für eine sonstige Rechnung in elektronischer Form dagegen schon. Wer weiterhin PDF-Rechnungen versendet, benötigt also das Einverständnis der Gegenseite.

E-Rechnung 2027: der Stufenplan im Überblick

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG für Umsätze ab 2025 neu gefasst hat. Die Einführung läuft in drei Stufen, die sich nach dem Umsatz des Rechnungsausstellers richten:

Welche Übergangsfrist für wen gilt

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 UStG und laufen gestaffelt aus. Bis Ende 2026 darf jeder Rechnungsaussteller eine sonstige Rechnung verwenden. Für 2027 ausgeführte Umsätze verlängert sich diese Möglichkeit, wenn der Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro lag. Unabhängig davon bleibt ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, bis zum 31. Dezember 2027 nutzbar.

Entscheidend ist dabei ein Detail, das leicht übersehen wird: Die umsatzabhängige Übergangsfrist erfasst nur Umsätze, die 2027 ausgeführt werden. Wird eine Leistung aus Dezember 2026 erst im Januar 2027 abgerechnet, gilt für sie die abgelaufene Frist des Jahres 2026. Bleiben Rechnungen über den Jahreswechsel liegen, entsteht genau hier die erste Lücke.

E-Rechnung und Umsatzgrenze: wie 800.000 Euro berechnet werden

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt damit das Jahr 2026 – also das Jahr, das gerade läuft. Gemeint ist der Umsatz, nicht der Gewinn, und die Grenze bezieht sich auf den einzelnen umsatzsteuerlichen Unternehmer, nicht auf eine Unternehmensgruppe. Bei einer Organschaft lohnt deshalb die gesonderte Prüfung.

Drei Fälle zeigen, wie die Schwelle wirkt:

Der mittlere Fall ist der meistdiskutierte: Das Gesetz stellt auf „mehr als“ ab, eine Punktlandung auf 800.000 Euro löst die Pflicht also nicht aus. Trotzdem ist der Aufschub trügerisch. Liegt der Umsatz nahe an der Schwelle, entscheidet oft erst der Jahresabschluss über die Einordnung – und dann bleiben wenige Wochen bis zum Stichtag. Eine Buchführungssoftware zeigt den laufenden Gesamtumsatz unterjährig an und macht die Prognose zur Routineauswertung statt zur Schätzung im Dezember.

Weitere Pflichten hängen nicht am Umsatz: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist nach § 14b Absatz 1 UStG acht Jahre unverändert aufzubewahren. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto genügt dafür nicht.

E-Rechnung und Kleinunternehmer: Pflicht oder nicht?

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt eine dauerhafte Erleichterung: Nach § 34a UStDV, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024, dürfen sie ihre Ausgangsrechnungen immer als sonstige Rechnung ausstellen – auf Papier oder als PDF. Eine Pflicht zur E-Rechnung entsteht für sie weder 2027 noch 2028. Die Empfangsseite bleibt davon unberührt: Auch ein Kleinunternehmer muss seit 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und aufzubewahren.

Wer freiwillig umstellt, sollte die Verwaltungsauffassung kennen. Das Bundesfinanzministerium verlangt in diesem Fall die Zustimmung des Rechnungsempfängers, weil die Ausstellung auf einem Wahlrecht beruht. Der Deutsche Steuerberaterverband hält diese Einschränkung für überflüssig; bis zu einer Klarstellung empfiehlt sich eine kurze Abstimmung mit dem Kunden.

Unabhängig von der Unternehmensgröße bleiben weitere Fälle außen vor:

1.    Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV

2.    Umsätze an Privatpersonen, da die Pflicht nur den inländischen B2B class="" > 3.    bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, etwa Vermietungen oder Finanzdienstleistungen

4.    Leistungen an ausländische Abnehmer, für die das Recht des jeweiligen Staates maßgeblich ist

Diese Ausnahmen entlasten die Rechnungsausgangsseite, nicht den Eingang. Geht eine E-Rechnung ein, ist sie auch dann strukturiert zu verarbeiten und zu archivieren, wenn der eigene Betrieb selbst keine ausstellen muss.

Was bis zum Jahreswechsel vorbereitet sein sollte

Die technische Umstellung ist der kleinere Teil. Aufwendiger sind die Entscheidungen davor:

1.    Gesamtumsatz 2026 hochrechnen und die Einordnung zur Schwelle dokumentieren

2.    Stammdaten der Geschäftskunden um Leitweg-ID, Steuernummer und Rechnungs-E-Mail ergänzen

3.    Ausgangsformat festlegen und mit den wichtigsten Abnehmern abstimmen

4.    Eingangsverarbeitung klären: Wer prüft die strukturierten Daten, wer gibt frei

5.    Archivierung des strukturierten Teils über acht Jahre sicherstellen

In der Umsetzung wiederholen sich dieselben Stolperstellen. Rechnungen aus Dezember 2026 werden erst im Januar geschrieben und fallen damit aus der Übergangsregel. Der Umsatz wird nach Gewinn statt nach Gesamtumsatz beurteilt. Der strukturierte Teil wird nicht archiviert, weil die Sichtkomponente abgelegt ist und der Ausdruck ordentlich aussieht. Und die Eingangsseite wird vergessen, obwohl sie schon seit zwei Jahren Pflicht ist.

Teuer wird das weniger über Bußgelder – wird statt einer E-Rechnung ein anderes Format ausgestellt, droht nach § 26a Absatz 2 UStG kein Bußgeld – als über den Vorsteuerabzug des Empfängers und über Rückfragen, die Zahlungsziele verschieben. Für Kanzleien kommt hinzu, dass jeder Mandant eine eigene Einordnung braucht und die Belegübergabe sich im selben Zug ändert; eine Mandanten-Software bündelt Eingangsrechnungen, Rückfragen und Freigaben an einer Stelle.

Stotax verarbeitet E-Rechnungen im Beleg-Workflow strukturiert weiter, übernimmt die Daten ohne Zwischenschritt in die Buchhaltungssoftware und archiviert den strukturierten Teil GoBD-konform. Gemeinsam mit der übrigen Steuerberater-Software bleibt die Rechnungskette damit vom Eingang bis zum Abschluss in einer Lösung.

Der Umsatz 2026 entscheidet über den Termin

Ob die Ausstellungspflicht 2027 oder erst 2028 greift, steht mit dem Gesamtumsatz des laufenden Jahres fest. Wer früh hochrechnet, kann die Umstellung über Monate verteilen statt über ein Quartal – und erfüllt mit demselben Format zugleich die Anforderungen des Jahres 2028. Fragen zur Umsetzung im eigenen Betrieb oder in der Kanzlei beantwortet das Stotax-Team persönlich über das Kontaktformular.

FAQ zur E-Rechnungspflicht 2027

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2027 für mein Unternehmen?

Die Ausstellungspflicht greift ab dem 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. Liegt er darunter, bleibt die Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2027 nutzbar. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen Rechnungsaussteller.

Was zählt zur Umsatzgrenze von 800.000 Euro?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr, für den Stichtag 2027 also der Umsatz des Jahres 2026. Gemeint ist der Umsatz des einzelnen umsatzsteuerlichen Unternehmers, nicht der Gewinn und nicht der Umsatz einer Unternehmensgruppe.

Was gilt bei genau 800.000 Euro Vorjahresumsatz?

Das Gesetz stellt auf mehr als 800.000 Euro ab. Eine Punktlandung auf genau diesem Betrag überschreitet die Schwelle also nicht, die umsatzabhängige Übergangsregel bleibt bis Ende 2027 anwendbar. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht dann ohnehin.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Ausgangsrechnungen nach § 34a UStDV dauerhaft als sonstige Rechnung ausstellen, also auf Papier oder als PDF. Empfangen und aufbewahren müssen sie E-Rechnungen dagegen seit dem 1. Januar 2025 wie jeder andere Betrieb.

Gilt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Nur dann, wenn strukturierte Daten nach EN 16931 eingebettet sind, wie beim Format ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ohne diesen Datensatz ist seit 2025 eine sonstige Rechnung und darf nur mit Zustimmung des Empfängers elektronisch versendet werden.