Lohnarten: Übersicht, Nummern und steuerfreie Bezüge

Lohnarten machen sichtbar, woraus sich eine Gehaltsabrechnung zusammensetzt: vom monatlichen Gehalt über Zuschläge und Sachbezüge bis zur Verrechnung eines Vorschusses. Hinter jeder Position stehen Merkmale, die abbilden, wie der Betrag bei Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und der Auszahlung berücksichtigt wird. Die Nummer allein erklärt diese Zusammenhänge noch nicht, denn ihre Bedeutung hängt vom verwendeten Lohnartenverzeichnis ab. Wer die Zuordnung versteht, kann Abrechnungen gezielter prüfen und Rückfragen von Mitarbeitern oder Mandanten verständlich beantworten.

Welche Lohnarten gibt es? Erklärung und Übersicht

Eine Abrechnung enthält meist mehrere Lohnarten. Nach § 1 Absatz 2 der Entgeltbescheinigungsverordnung sind Bezüge und Abzüge nach ihrer Art auszuweisen. Erkennbar sein müssen auch ihre Auswirkungen auf die maßgeblichen Bruttobeträge und die Einordnung als laufende oder einmalige Position. Die folgende Tabelle zeigt typische Gruppen:

Die Übersicht ersetzt keine Einzelfallprüfung. Insbesondere Einmalzahlungen unterliegen nach § 23a SGB IV besonderen Regeln für die beitragsrechtliche Zuordnung. Davon zu unterscheiden sind Lohnformen wie Zeitlohn und Akkordlohn: Sie beschreiben, wonach die Vergütung bemessen wird, während Lohnarten einzelne Positionen in der Abrechnung strukturieren.

Lohnarten-Nummern: Was bedeuten die Schlüssel?

Die Nummer kennzeichnet eine Position innerhalb des jeweiligen Abrechnungssystems. Ein Lohnartenschlüssel lässt sich daher nur mit dem passenden Verzeichnis entschlüsseln. Die dahinterliegende Schlüsselung beschreibt beispielsweise, wie ein Betrag versteuert wird und in die Beitragsberechnung eingeht. Beim Softwarewechsel sollten Bezeichnungen und Abrechnungsmerkmale abgeglichen werden; eine identische Nummer belegt keine identische Behandlung.

Auf der Gehaltsabrechnung sind deshalb Nummer, Bezeichnung und Kennzeichen gemeinsam zu lesen. Das Steuerbrutto umfasst die steuerpflichtigen Bezüge, das Sozialversicherungsbrutto das beitragsrechtlich relevante Entgelt. Beide Werte können vom Gesamtbrutto abweichen. Auch Nettoentgelt und Auszahlung sind nicht zwingend gleich: Ein bereits ausgezahlter Vorschuss vermindert den verbleibenden Überweisungsbetrag, ohne das Brutto erneut zu verändern.

Ein steuerpflichtiger Firmenwagenvorteil erhöht beispielsweise das maßgebliche Brutto, wird aber nicht als Geld ausgezahlt. Deshalb wird sein Wert bei der Ermittlung des Auszahlungsbetrags wieder verrechnet. Die steuerliche Belastung bleibt dabei bestehen. Gerade bei Sachbezügen sind Bruttoerfassung und Nettoverrechnung somit zwei unterschiedliche Schritte, die zusammen eine bereits erhaltene Leistung korrekt abbilden.

Was bedeutet Lohnart 100?

Die Lohnart 100 hat keine allgemein verbindliche Bedeutung. Ohne das eingesetzte Programm und dessen Lohnartenverzeichnis lässt sich daraus weder Gehalt noch eine bestimmte steuerliche Behandlung ableiten. Bei einer unklaren Position sollte das abrechnende Büro die für Arbeitgeber und Zeitraum gültige Zuordnung prüfen. Eine Nummernliste aus einem anderen System reicht dafür nicht aus.

Für die interne Pflege empfiehlt sich ein Verzeichnis mit Lohnartennummer, vollständiger Bezeichnung, Steuer- und Sozialversicherungsmerkmalen sowie Gültigkeitszeitraum. Auch das zugeordnete Buchungskonto sollte nachvollziehbar sein. Ändern sich Voraussetzungen einer Leistung, sollten die betroffenen Lohnarten gezielt überprüft werden. So bleibt erkennbar, welche Einstellung für eine ältere Abrechnung verwendet wurde.

Welche Lohnarten sind steuerfrei?

Steuerfreie Lohnarten bilden Leistungen ab, für die das Einkommensteuergesetz eine Begünstigung vorsieht. Ausschlaggebend sind Zweck und Ausgestaltung der Leistung. Vier Beispiele zeigen die unterschiedlichen Voraussetzungen:

•   Sachbezüge: Für bestimmte Sachleistungen gilt die monatliche Freigrenze von 50,00 Euro nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG. Gutscheine und Geldkarten müssen die gesetzlichen Sachbezugskriterien erfüllen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

•   Gesundheitsförderung: Zusätzliche Arbeitgeberleistungen bleiben nach § 3 Nummer 34 EStG bis 600,00 Euro je Arbeitnehmer und Kalenderjahr steuerfrei. Die Maßnahmen müssen den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V entsprechen.

•   Kindergartenzuschüsse: Nach § 3 Nummer 33 EStG sind zusätzliche Leistungen zur Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen steuerfrei. Bei Kostenerstattungen sind entsprechende Belege erforderlich.

•   Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge: § 3b EStG begünstigt gesonderte Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit innerhalb festgelegter Prozentsätze. Für die steuerfreie Berechnung wird der Grundlohn mit höchstens 50,00 Euro je Stunde angesetzt.

Freigrenze und Freibetrag wirken unterschiedlich. Übersteigen die unter die 50-Euro-Regel fallenden Sachbezüge zusammen die Monatsgrenze, entfällt diese Begünstigung für den gesamten Betrag. Bei der Gesundheitsförderung bleibt dagegen der Betrag bis 600,00 Euro begünstigt; nur der übersteigende Teil ist steuerpflichtig, sofern alle übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Wie wirkt sich die Zuordnung auf die Abrechnung aus?

Bei Nachtzuschlägen ist die Steuerfreiheit nur ein Teil der Prüfung. Für die Beitragsfreiheit in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung begrenzt § 1 SvEV den zugrunde gelegten Stundenlohn auf 25,00 Euro. Liegt der tatsächliche Grundlohn darüber, kann ein steuerfreier Zuschlag teilweise beitragspflichtig sein.

Lohnarten im Rechenbeispiel: vier Stunden Nachtarbeit

Ein hypothetischer Fall: Ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer mit 30,00 Euro Grundlohn je Stunde arbeitet von 20 bis 24 Uhr. Er erhält einen gesonderten Nachtzuschlag von 25 Prozent. Alle Voraussetzungen und Zeitnachweise liegen vor; die Beitragsbemessungsgrenzen werden nicht erreicht. Für diesen Entgeltausschnitt ergibt sich:

•   Grundvergütung: vier Stunden mal 30,00 Euro ergeben 120,00 Euro.

•   Nachtzuschlag: 120,00 Euro mal 25 Prozent ergeben 30,00 Euro, vollständig steuerfrei.

•   Beitragsfreier Zuschlag: vier Stunden mal 25,00 Euro mal 25 Prozent ergeben 25,00 Euro.

•   Beitragspflichtiger Zuschlag: 30,00 Euro minus 25,00 Euro ergeben 5,00 Euro.

Aus 150,00 Euro Gesamtvergütung entstehen damit 120,00 Euro Steuerbrutto und 125,00 Euro Sozialversicherungsbrutto in den vier genannten Versicherungszweigen. Für die gesetzliche Unfallversicherung zählen dagegen auch die steuerfreien Zuschläge zum Arbeitsentgelt, hier insgesamt 150,00 Euro. Ein Lohnabrechnungsprogramm verarbeitet diese unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen anhand der erfassten Entgeltdaten und Abrechnungsmerkmale.

Wo entstehen Fehler bei der Wahl von Lohnarten?

Vor dem Abrechnungslauf sollten vier Punkte geprüft werden:

•   Laufend oder einmalig: Eine Sonderzahlung benötigt die passende lohnsteuerliche und beitragsrechtliche Einordnung.

•   Nachweise: Begünstigte Arbeitszeiten, Betreuungskosten oder Gesundheitsleistungen müssen nachvollziehbar belegt sein.

•   Zusätzlichkeit: Eine Gehaltsumwandlung erfüllt die Voraussetzung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ grundsätzlich nicht.

•   Nettoverrechnung: Bereits gezahlte Vorschüsse oder erhaltene Sachleistungen dürfen nicht versehentlich noch einmal ausgezahlt werden.

Fällt ein Fehler nach dem Monatsabschluss auf, sollten zuerst der betroffene Entgeltbestandteil und seine Auswirkungen geprüft werden. Anschließend folgen die erforderlichen Abrechnungskorrekturen einschließlich der berührten Meldungen. Änderungen an Lohnarten sollten dokumentiert werden, damit ihre Wirkung auf bereits abgeschlossene Zeiträume nachvollziehbar bleibt.

Für den Monatsabschluss sollten die Lohnbuchungen zudem passend kontiert und in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. In Kanzleien hilft eine Mandanten-Software, Entgeltdaten und Unterlagen zentral auszutauschen. Die fachliche Prüfung der Zuordnung bleibt beim abrechnenden Büro.

Stotax Gehalt und Lohn stellt über 300 vorgefertigte Lohnarten bereit. In der Lohnartenübersicht lassen sich die gültigen Positionen samt Steuer- und Sozialversicherungsschlüsselung für einen Arbeitgeber und einen gewählten Zeitraum anzeigen. Das erleichtert den Abgleich bei Rückfragen und Korrekturen. Als Bestandteil der Steuerberater-Software verbindet das Modul die Lohnabrechnung mit weiteren Kanzleiaufgaben.

Lohnarten brauchen eine nachvollziehbare Zuordnung

Eine belastbare Lohnabrechnung verbindet den tatsächlichen Sachverhalt mit der passenden Lohnart und den erforderlichen Nachweisen. Nummer, Bezeichnung und Abrechnungsmerkmale sollten zusammenpassen, damit steuerfreie Anteile, Beitragspflichten und Nettoverrechnungen korrekt verarbeitet werden. Ein gepflegtes Verzeichnis und klar verteilte Prüfaufgaben erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Kanzlei und reduzieren vermeidbare Rückfragen am Monatsende. Für Fragen zur technischen Umsetzung bietet das Stotax-Team persönliche Beratung. 

FAQ zu Lohnarten

Was sind Lohnarten?

Lohnarten sind Kategorien für einzelne Positionen einer Lohnabrechnung, etwa Gehalt, Zuschläge, Sachbezüge oder Vorschussverrechnungen. In der Software sind dazu Berechnungsmerkmale hinterlegt. Sie bestimmen, wie der erfasste Betrag in die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Berechnung eingeht und sich auf die Auszahlung auswirkt. Die Auswahl muss zum tatsächlichen Sachverhalt passen.

Was bedeuten die Nummern der Lohnarten auf der Gehaltsabrechnung?

Die Nummern kennzeichnen Positionen innerhalb des verwendeten Abrechnungssystems. Ihre Bedeutung ergibt sich aus dessen Lohnartenverzeichnis und der für den Arbeitgeber gültigen Zuordnung. Deshalb lassen sie sich nicht mit jeder beliebigen Nummernliste entschlüsseln. Zur Prüfung gehören stets auch Bezeichnung und Abrechnungsmerkmale. Bei Unklarheiten hilft die zuständige Lohnbuchhaltung weiter.

Was unterscheidet eine Lohnart von einer Lohnform?

Eine Lohnform beschreibt die Grundlage der Vergütung. Beim Zeitlohn zählt beispielsweise die Arbeitszeit, beim Akkordlohn die erbrachte Menge. Die Lohnart bezeichnet dagegen eine einzelne Abrechnungsposition und ihre hinterlegte Behandlung. Ein Arbeitnehmer mit Zeitlohn kann deshalb mehrere Lohnarten auf der Abrechnung haben, etwa Stundenlohn, Nachtzuschlag und einen Sachbezug.

Sind steuerfreie Lohnarten auch sozialversicherungsfrei?

Nicht automatisch. Steuer- und Beitragsrecht enthalten teilweise unterschiedliche Voraussetzungen und Grenzen. Bei begünstigten Nachtzuschlägen beträgt die Grundlohngrenze steuerlich 50,00 Euro, für die Beitragsfreiheit in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung dagegen 25,00 Euro je Stunde. In der gesetzlichen Unfallversicherung zählen auch steuerfreie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge zum Arbeitsentgelt.

Was passiert bei einer falsch zugeordneten Lohnart?

Eine falsche Zuordnung kann Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und den Auszahlungsbetrag verändern. Das abrechnende Büro sollte den Sachverhalt und die betroffenen Zeiträume prüfen und erforderliche Korrekturen vornehmen. Je nach Auswirkung sind auch Meldungen oder Nachweise anzupassen. Eine bloße Umbenennung der Position genügt nicht, wenn die hinterlegten Berechnungsmerkmale weiterhin falsch sind.