Fahrtenbuch richtig führen – das bringt es wirklich
So einfach lässt sich ein Fahrtenbuch korrekt führen. Unsere Experten erklären, worauf Unternehmen achten müssen – mit praktischen Tipps und Anleitungen.
Juli 2025
So einfach lässt sich ein Fahrtenbuch korrekt führen. Unsere Experten erklären, worauf Unternehmen achten müssen – mit praktischen Tipps und Anleitungen.
Juli 2025
Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, gilt als wirksames Instrument zur steuerlichen Optimierung bei geschäftlich genutzten Fahrzeugen. Als Alternative zur pauschalen 1%-Regelung erlaubt es Betrieben eine exakte Aufschlüsselung von privaten und geschäftlichen Fahrten. Vor allem Unternehmen mit teuren Firmenwagen und geringer Privatnutzung profitieren hierbei. Doch um Vorteile zu nutzen, müssen bestimmte Anforderungen beachtet werden. Die vollständige, lückenlose und manipulationssichere Führung des Buches kann herausfordernd sein. Schon kleine Formfehler führen im schlimmsten Fall zur steuerlichen Aberkennung. Mit wenigen Tipps lässt sich das Fahrtenbuch künftig aber einfach und fehlerfrei führen – für einen echten finanziellen Vorteil.
Wer ein Fahrtenbuch richtig führen möchte, findet die wichtigsten Regelungen hierzu in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Das Logbuch muss die tatsächliche Nutzung betrieblicher Fahrzeuge dokumentieren und dient der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils. Der korrekte Nachweis birgt im Vergleich zur 1%-Regelung häufig große Einsparpotenziale. Das ist umso mehr der Fall, je teurer der Bruttolistenpreis des Autos bei gleichzeitig geringer Privatnutzung ausfällt.
Dennoch sollten Führungskräfte beachten, dass das Fehlen von Angaben oder nachträgliche Änderungen schnell dafür sorgen können, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht mehr akzeptiert. In diesem Fall greift automatisch die 1%-Regelung, die eine höhere Steuerlast verursachen kann. So gilt laut Einkommensteuergesetz:
Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen;
Doch es ist nicht nur finanziell sinnvoll, ein Fahrtenbuch richtig zu führen. Die Dokumentation erhöht gleichzeitig die Transparenz der Fahrzeugnutzung im Betrieb.
Vorab gilt es zu klären, ob ein Fahrzeug tatsächlich dem Betriebsvermögen zugeordnet werden kann. Das hängt von dessen Nutzungsquote ab. Übersteigt die betriebliche Nutzung die 50-Prozent-Marke, zählt das Transportmittel vollständig zum Betriebsvermögen. Angestellte bzw. Führungskräfte können ein Fahrtenbuch führen.
Zwischen 10 und 50 % gewerblicher Nutzung liegt sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen vor. In diesem Fall ist das Fahrtenbuch sogar Pflicht, da die 1%-Methode nicht mehr zulässig ist. Damit klärt sich gleichzeitig die Frage: Ab wann muss man ein Fahrtenbuch führen?
Liegt der Anteil der betrieblichen Nutzung unter 10 %, bleibt das Fahrzeug im Privatvermögen. Ein Fahrtenbuch ist dann mit Blick auf Steuern für das Unternehmen nicht relevant. Für Selbstständige oder kleine Betriebe ist eine korrekte Einschätzung der Nutzungsverhältnisse besonders wichtig. Sie ist Voraussetzung für die steuerliche Geltendmachung.
Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch in der Steuererklärung anerkennt, gilt es, bestimmte Kriterien zu erfüllen. Es muss zeitnah, vollständig und in geschlossener Form geführt werden – idealerweise täglich, direkt nach der Fahrt.
Diese Komponenten müssen erfasst werden:
Nur so lässt sich ein Fahrtenbuch richtig führen und der betriebliche Anteil der Nutzung exakt belegen. Fehlende Einträge, nachträgliche Änderungen oder unklare Angaben wie „Kunde besucht“ reichen nicht aus. Zudem ist zu sagen, dass die Form der Dokumentation zwar recht frei wählbar ist – Excel-Tabellen oder lose Blätter können dennoch problematisch werden. Das liegt daran, dass sie leicht veränderbar sind. Bewährt haben sich dagegen gebundene Bücher oder zertifizierte digitale Fahrtenbuchsysteme mit manipulationssicherer Speicherung. Unternehmen sollten wie auch bei ihrer Buchführungssoftware auf geprüfte Anbieter setzen, um ein Fahrtenbuch richtig und rechtskonform zu führen.
Betriebe, die ein Fahrtenbuch richtig führen wollen, benötigen hierfür klare Abläufe. Folgende Fragen sollten intern geregelt sein:
Durch die Einführung fester Prozesse wird die Qualität aller Daten gesichert, während die Fehlerquote sinkt. Dazu tragen heute auch digitale Möglichkeiten bei.
Digitale Optionen, um das Fahrtenbuch richtig zu führen
Die Entscheidung für eine praktische Fahrtenbuch-Software kann die Erfassung und Verwaltung im Betrieb deutlich vereinfachen. Digitale, zertifizierte Lösungen bieten unter anderem die GPS-gestützte Erfassung der Fahrten, eine automatische Kategorisierung sowie den rechtssicheren Export. Sie lassen sich gut in bestehende Buchhaltungsstrukturen integrieren und sparen langfristig Zeit und Ressourcen. Sie sollten jedoch unbedingt die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen, damit Nutzer das Fahrtenbuch richtig führen.
Kommt es zu einer Steuerprüfung, betrachtet das Finanzamt ganz genau, ob das jeweilige Fahrtenbuch richtig geführt wurde und mit der Steuererklärung übereinstimmt. Bereits kleine Unstimmigkeiten bei der Prüfung können zur kompletten Verwerfung führen.
Im Vordergrund der Steuerprüfung stehen:
Formfehler, etwa das Vergessen des Reisezwecks oder eine unklare Zieladresse, werden im Rahmen von Betriebsprüfungen häufig beanstandet. Durch interne Kontrollmechanismen wie eine eigene regelmäßige Prüfung der Einträge, klare Verantwortlichkeiten und Schulungen, ist es einfacher, ein Fahrtenbuch richtig zu führen und Mängeln aus dem Weg zu gehen.
Doch wie genau kann die Fahrtenbuchmethode die Steuerlast deutlich senken? Ganz einfach: je präziser der private Anteil dokumentiert wird, desto genauer lässt sich der geldwerte Vorteil für Angestellte und Führungskräfte berechnen. Dabei geht es um den steuerpflichtigen Sachbezug, der entsteht, wenn jemand einen Firmenwagen auch privat nutzt. Der jeweilige Betrag wird dem individuellen Bruttoeinkommen der Person hinzugerechnet. Der Unterschied kann schnell mehrere Tausend Euro ausmachen, weshalb es so wichtig ist, das Fahrtenbuch richtig zu führen.
Wird ein Firmenwagen im Jahr zu 10 % privat genutzt und verursacht 8.000 € an Gesamtkosten, beträgt der zu versteuernde Betrag lediglich 800 €. Die pauschale 1%-Regelung würde dagegen bei einem Listenpreis von 50.000 € rund 6.000 € jährlich ansetzen.
Unternehmen, die Fahrtenbücher richtig führen und Dienstwagen korrekt versteuern, handeln deshalb im Sinne einer strategischen und rechtssicheren Steueroptimierung.
Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch muss keine lästige Pflicht sein. Moderne Methoden erleichtern die Dokumentation der privaten und geschäftlichen Nutzung, damit Unternehmen ihre Steuerlast unkompliziert senken können. Vorausgesetzt wird die Erfüllung aller formalen Anforderungen. Ergänzt wird das Ganze häufig durch eine moderne Buchhaltungssoftware.
Durch die Etablierung effizienter Prozesse und geeigneter Tools kosten Fehler, Unklarheiten oder Nachlässigkeit nicht länger bares Geld. Unternehmen, die das Fahrtenbuch richtig führen, bietet sich die Chance, betriebliche Mobilität kosteneffizient und rechtssicher zu gestalten.