Freiberufler – wichtige Steuern für Selbstständige
Welche Steuern sind besonders wichtig für Freiberufler? Wichtige Tipps zu Einkommensteuer, Umsatzsteuer, EÜR – strukturiert und verständlich aufbereitet.
November 2025
Welche Steuern sind besonders wichtig für Freiberufler? Wichtige Tipps zu Einkommensteuer, Umsatzsteuer, EÜR – strukturiert und verständlich aufbereitet.
November 2025
Freiberufliche Tätigkeiten spielen eine tragende Rolle für die nationale Wirtschaft. Dabei hat jeder Freiberufler auch Steuern zu beachten, die insbesondere für neue Selbstständige überfordernd wirken können. Der folgende Beitrag dient dazu, etwas Licht in das komplexe steuerliche Umfeld zu bringen. Dabei bieten sich Freiberuflern steuerlich zahlreiche Möglichkeiten, die über eine einfache Steuererklärung hinausgehen. Neben der richtigen Einstufung der Tätigkeit, der korrekten Gewinnermittlung und dem Umgang mit Einkommens- und Umsatzsteuer spielen auch Melde- und Erklärungspflichten eine Rolle. Die Kenntnis der wichtigsten Steuerarten schützt vor Nachzahlungen, schafft Planungssicherheit und eröffnet Spielräume.
Für jeden, der sich mit Freiberufler-Steuern auseinandersetzen möchte, ist es wichtig zu verstehen, dass freiberufliche Tätigkeiten in Deutschland steuerlich anders behandelt werden als gewerbliche Berufe. Die Rede ist auch von sogenannter Katalog- und katalogähnlicher Arbeit. Sie umfasst Bereiche wie:
Ob jemand überhaupt zur Gruppe der Freiberufler zählen und entsprechende Steuern zahlen kann, hängt also zunächst davon ab, ob es sich um eine persönliche, eigenverantwortliche und fachlich qualifizierte Leistungserbringung handelt.
Die Abgrenzung zur gewerblichen Tätigkeit ist für die Steuern von Freiberuflern besonders wichtig, da bei einer reinen Freiberuflichkeit in der Regel keine Gewerbesteuer anfällt. Sobald jedoch gewerbliche Elemente überwiegen – etwa Handel, Produktion oder die umfangreiche Organisation fremder Leistungen – kann die eigene Selbstständigkeit als Gewerbebetrieb eingeordnet werden. Dies hätte zusätzliche steuerliche Folgen, insbesondere eine mögliche Gewerbesteuerpflicht.
Sobald eine freiberufliche Tätigkeit begonnen wird, steht zuerst die Registrierung beim zuständigen Finanzamt an. Dort gilt es, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einzureichen. Auf dieser Grundlage vergibt das Finanzamt Freiberuflern eine Steuernummer, erfasst die Art der jeweiligen Tätigkeit und schätzt eventuelle Einkünfte ein. Zudem legt der Fiskus fest, ob und in welcher Höhe Einkommensteuer-Vorauszahlungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlich sind.
In jedem Fall sollten Freiberufler für ihre Steuererklärung wissen, dass sie Einnahmen und Ausgaben geordnet dokumentieren sowie steuerlich relevante Belege aufbewahren müssen. Abgabepflichtig sind die Einkommensteuererklärung, gegebenenfalls die Umsatzsteuererklärung und je nach Arbeitsweise weitere Deklarationen.
Unter den Steuern für Freiberufler ist die Einkommensteuer die zentralste Steuerart. Diese fällt an, da in der Regel Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielt werden. Der genaue Betrag des zu versteuernden Gewinns wird durch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Dabei stellen Freelancer ihre tatsächlich zugeflossenen Betriebseinnahmen den abgeflossenen Betriebsausgaben gegenüber (Zufluss-Abfluss-Prinzip).
Vorteilhaft ist insbesondere, dass die EÜR formal deutlich weniger komplex ist als eine doppelte Buchführung. Dennoch sollten Freiberufler für ihre Steuern eine sorgfältige, systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle an den Tag legen. Professionelle Buchführungssoftware und Unterstützung durch Steuerberater können helfen, jederzeit den Überblick zu behalten.
In diesem Kontext sollten sich Freiberufler mit Blick auf ihre Steuern auch mit den Betriebsausgaben auseinandersetzen. Sie mindern direkt den steuerpflichtigen Gewinn. Ein strukturierter Umgang mit Ausgaben ist deshalb ein unverzichtbarer Hebel, durch den Freiberufler Steuern mindern können.
Zu den typischen Betriebsausgaben freiberuflicher Tätigkeiten gehören:
Wichtig ist jedoch immer eine klare Trennung zwischen privaten und beruflichen Aufwendungen. Die Mischnutzung von Dingen wie Smartphones oder Fahrzeugen erfordert zudem eine sachgerechte Aufteilung nach betrieblichen und privaten Anteilen. Hierbei unterstützt unter anderem eine clevere Fahrtenbuch-Software bei der Dokumentation gegenüber dem Finanzamt.
Wurde die jährliche Steuererklärung eingereicht und der Gewinn aus selbstständiger Arbeit in der entsprechenden Anlage erläutert, bestimmt das Finanzamt die Einkommensteuer und – falls erforderlich – die vierteljährliche Einkommensteuer-Vorauszahlung. Freiberufler sollten diese Steuern unbedingt vorab einplanen und Rücklagen bilden, um sich später nicht mit Liquiditätsproblemen konfrontiert zu sehen. Im Rahmen der Gesamtstrategie dreht sich vieles um eine vorausschauende Kalkulation der Steuerbelastung.
Neben der Einkommensteuer ist die Umsatzsteuer für viele Freiberufler ein zentrales Thema. Ob sie tatsächlich auf Leistungen erhoben werden muss, hängt vor allem vom Jahresumsatz und der Anwendung der sogenannten Kleinunternehmerregelung ab. Wer als Kleinunternehmer gilt, weist keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus und führt im Gegenzug keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Dadurch besteht auch kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen.
Wird die entsprechende Person im Rahmen der Steuern nicht als Kleinunternehmer eingestuft oder verzichtet freiwillig auf diese Regelung, dann kommt die Regelbesteuerung zum Einsatz. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer auf Leistungen in Rechnung gestellt und das Finanzamt verlangt vom Freiberufler regelmäßig eine Anmeldung dieser Steuern. Gleichzeitig besteht der Vorteil des Vorsteuerabzugs. Dabei kann die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer direkt mit der vereinnahmten Umsatzsteuer verrechnet werden.
Wir empfehlen Freiberuflern für ihre Steuern abzuwägen, ob der Kleinunternehmerstatus oder doch die Regelbesteuerung wirtschaftlich sinnvoller ist. Bei dieser Entscheidung kommt es unter anderem auf die Höhe der Eingangsleistungen, die Kundengruppe und langfristige Wachstumspläne an. Steuerberater mit einer digitalen Kanzlei können oft optimal weiterhelfen.
Insbesondere Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtig sind, haben strenge Formvorschriften bei Rechnungen und Aufzeichnungen zu beachten. Deshalb spielt es für sie eine große Rolle, ordnungsgemäße Rechnungen zu erstellen. Diese enthalten unter anderem:
Freiberufler, die als Kleinunternehmer gelten und keine Umsatzsteuer abführen, müssen auf Rechnungen einen entsprechenden Hinweis einfügen. So wissen Kunden direkt, weshalb die Auszeichnung der Steuer fehlt. Und auch hier ist Genauigkeit gefragt. Fehlerhafte Rechnungen können für Freiberufler im Kontext der Steuern schnell zum Problem werden. Das gilt sowohl mit Blick auf den Vorsteuerabzug der Kundschaft als auch für Rückfragen des Finanzamts.
Eine strukturierte Arbeitsweise erleichtert die Einhaltung aller Pflichten. Hilfreich im Bereich der Freiberufler-Steuern sind außerdem interne Routinen wie beispielsweise monatliche Aktualisierungen der Buchhaltung, die frühzeitige Vorbereitung auf Steuertermine und Fristen sowie die Nutzung digitaler Tools wie einer Buchhaltungssoftware.
Jeder Freiberufler, der sich um die Erfüllung gesetzlicher Pflichten kümmert, gewinnt damit auch eine Möglichkeit zur aktiven Gestaltung des eigenen Erfolgs. Im Mittelpunkt stehen eine strukturierte Buchführung, die gezielte Planung von Ausgaben, kluge Entscheidungen rund um die Umsatzsteuer sowie eine vorausschauende Liquiditätsplanung. Gern unterstützen wir mit unserer umfassenden Stotax-Software maximale Effizienz. Dadurch werden Freiberufler-Steuern planbar – und die eigene Selbstständigkeit gewinnt an Stabilität und Zukunftssicherheit.