Bewirtungskosten: Was genau ist steuerlich absetzbar?
Wann sind Bewirtungskosten steuerlich absetzbar und was müssen Unternehmer beachten? Überblick zu Voraussetzungen, Belegen und Gestaltungsmöglichkeiten.
Dezember 2025
Wann sind Bewirtungskosten steuerlich absetzbar und was müssen Unternehmer beachten? Überblick zu Voraussetzungen, Belegen und Gestaltungsmöglichkeiten.
Dezember 2025
Bewirtungskosten zählen zu den klassischen Betriebsausgaben, die in vielen Unternehmen regelmäßig anfallen. Gleichzeitig gehören sie zur Gruppe jener Kostenarten, die bei Betriebsprüfungen häufig beanstandet werden. Dafür sorgen strenge gesetzliche Vorgaben zur Abzugsfähigkeit und formalen Dokumentation. Fehlt eine genaue Abgrenzung oder sind Nachweise unvollständig, wird die entsprechende Rechnung nicht als Betriebsausgabe gewertet. Dabei ist es auch für Selbstständige nicht schwer, ein Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen. Unsere Experten erklären, was wirklich zählt, wenn es um abziehbare Bewirtungskosten geht.
Als Bewirtungskosten gelten offiziell Aufwendungen für die Beköstigung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Die gesetzliche Grundlage hierzu bildet § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG gemeinsam mit ergänzenden BMF-Schreiben und Einkommensteuerrichtlinien (R 4.10 EStR). Demnach zählen zu ihnen sowohl Ausgaben für Speisen und Getränke als auch für angemessene Trinkgelder. Es macht keinen Unterschied, ob Kosten in einem Restaurant, Café oder durch ein Catering angefallen sind. Maßgeblich ist allein, dass ein betrieblicher Anlass vorliegt und dieser nachvollziehbar dokumentiert wurde. Ohne den Nachweis entfällt die steuerliche Anerkennung.
Besonders wichtig für abziehbare Bewirtungskosten ist, dass es sich um eine ausschließlich geschäftlich veranlasste Bewirtung handeln muss. Der finanzielle Aufwand für ein privates Treffen ist nicht abzugsfähig. Die genaue Abgrenzung erfolgt anhand des Anlasses und der teilnehmenden Personen. Überwiegt der private Charakter, scheidet ein Betriebsausgabenabzug aus. Auch gemischte Anlässe, etwa Feiern mit Kunden und privaten Gästen, können vom Finanzamt beanstandet werden und unterliegen strengen Prüfungen.
Typische geschäftliche Bewirtungssituationen sind:
Hier handelt es sich meist um betrieblich veranlasste Bewirtungskosten, sofern der geschäftliche Zweck klar erkennbar ist. Entscheidend bleibt die objektive betriebliche Veranlassung.
Während Speisen, Getränke und angemessene Trinkgelder im Rahmen von Unternehmen oder auch von Freiberuflern geltend gemacht werden können, gilt das nicht für Bereiche wie Unterhaltung, Musik, Shows oder Eintrittsgelder. Auch Kosten für die Garderobe oder bestimmte Rahmenprogramme gehören nicht zu den Bewirtungskosten. Deshalb braucht es eine deutliche Trennung auf der Rechnung. Die Angaben auf dem sogenannten Bewirtungsbeleg zeigen, dass Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden können.
Dafür gibt es in Deutschland zwei spezielle steuerliche Optionen, je nachdem wer bewirtet wurde:
Die 70-%-RegelWerden Kunden, Geschäftspartner oder sonstige betriebsexternen Personen bewirtet, sind nur 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. |
Die 100-%-RegelBei der Bewirtung eigener Mitarbeiter sind Aufwendungen vollständig, also zu 100 %, abzugsfähig, da sie als betrieblich veranlasster Aufwand anerkannt werden. |
Neben privaten Bewirtungskosten und solchen, die eine vollständige Dokumentation vermissen lassen, gibt es weitere Stolperfallen. Beispielsweise können auch unangemessen hohe Aufwendungen vom Finanzamt gekürzt bzw. abgelehnt werden. Dabei geht es oftmals um Pauschalrechnungen und fehlende Angaben zum Bewirtungszweck auf dem Beleg.
Um keine Ablehnung der Bewirtungskosten als Betriebskosten zu riskieren, können Unternehmen auch mithilfe der passenden Buchführungssoftware alle wichtigen Voraussetzungen im Auge behalten und Belege effizient verwalten. Wichtig sind vor allem folgende Punkte.
Die steuerliche Anerkennung von Betriebskosten setzt eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG voraus. Diese muss unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs, das Rechnungsdatum, den Rechnungsbetrag sowie die ausgewiesene Umsatzsteuer enthalten. Bei Rechnungen über 250 Euro ist zusätzlich der Name des bewirtenden Unternehmens erforderlich.
Zusätzlich zur Rechnung ist ein Bewirtungsbeleg erforderlich. Dieser muss Angaben zum Anlass der Bewirtung, zum Ort sowie zu den bewirteten Personen enthalten und wird vom entsprechenden Dienstleister ausgestellt. Die Angaben müssen konkret und nachvollziehbar sein. Allgemeine Formulierungen ohne erkennbaren Geschäftsbezug werden regelmäßig nicht anerkannt.
Die Dokumentation der Bewirtungskosten hat zeitnah zu erfolgen. Nachträgliche Ergänzungen werden vom Finanzamt häufig kritisch beurteilt. Doch auch elektronische Belege sind zulässig, sofern sie GoBD-konform archiviert werden und jederzeit unveränderbar abrufbar sind.
Die moderne Buchhaltungssoftware von Stotax berücksichtigt all diese vielfältigen Dokumentationsanforderungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um Geschäftsessen abzusetzen.
Neben den klassischen Bewirtungssituationen gewinnen Sonderfälle und neue Entwicklungen an Bedeutung. Es geht um veränderte Arbeitsformen und aktuelle steuerliche Klarstellungen, durch die Unternehmen und Ämter Bewirtungskosten differenzierter betrachten.
Aktuelle BFH-Urteile sowie BMF-Schreiben, insbesondere R 4.10 EStR, konkretisieren regelmäßig die Anforderungen an Bewirtungskosten. Deshalb sollten Betriebe diese Neuerungen zeitnah bei internen Prozessen beachten und sich über Sonderkonstellationen informieren.
Nun, da die wichtigsten Rahmenbedingungen geklärt sind, werden sich sicher einige Unternehmer und Freiberufler fragen, wie sich abziehbare Bewirtungskosten optimal nutzen lassen. Wir möchten hierzu einige Beispiele nennen. Es kann unter anderem steuerlich vorteilhaft sein, Kunden und Mitarbeiter in den eigenen Geschäftsräumen zu verköstigen, da die Kosten häufig geringer ausfallen und eine Angemessenheit leichter begründet werden kann.
Bewirtungskosten lassen sich zudem mit weiteren abzugsfähigen Betriebsausgaben kombinieren, etwa mit Raumkosten, Reisekosten oder Fahrtkosten. Bei der Geltendmachung helfen beispielsweise eine praktische Fahrtenbuch-Software sowie eine Reisekosten-Software. Voraussetzung bleibt allerdings die verständliche Trennung und eindeutige Zuordnung in der Buchführung. Bei Auswärtstätigkeiten kommen teilweise Verpflegungspauschalen zum Einsatz, die den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungen von Geschäftspartnern aber nicht ersetzen. Sie gelten ausschließlich für eigene Verpflegungsmehraufwendungen.
Bei komplexen Sachverhalten empfehlen wir eine frühzeitige Abstimmung mit steuerlichen Beratern, um spätere Korrekturen zu vermeiden. Wer die genannten Rahmenbedingungen aber genau beachtet, kann Betriebskosten leicht von der Steuer absetzen und profitieren.