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Die berufliche Weiterbildung ist in Hinblick auf die schnell wechselnden Anforderungen der heutigen Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken. Dass sich die meisten Fortbildungskosten steuerlich absetzen lassen, ist Arbeitgebern dabei häufig klar. Dennoch werden Potenziale nicht immer voll ausgenutzt. Wir erklären, warum die Absetzbarkeit von der Steuer bei einer Weiterbildung so attraktiv ist, wann sie greift und wie Unternehmen ihre Mitarbeiter dabei unterstützen können, ihre Karriere gezielt voranzutreiben und Anforderungen zu erfüllen, ohne hohe Kosten tragen zu müssen.

Warum das Finanzamt Fortbildungskosten und -steuern beachtet

In Deutschland lassen sich Fortbildungskosten nicht nur deshalb von der Steuer absetzen, damit Arbeitgeber Kosten sparen und ihre Angestellten an den Betrieb binden können. Die finanzielle Entlastung gibt Letzteren einen wertvollen Anreiz, kontinuierlich an ihrem Fachwissen zu arbeiten und sich persönlich weiterzuentwickeln. Dieses Engagement erkennt das Finanzamt an und deklariert Ausgaben für berufliche Bildungsmaßnahmen als Betriebs- (Arbeitgeber) bzw. Werbungskosten (Arbeitnehmer), da sie die Erwerbsfähigkeit fördern. Beide Seiten können Weiterbildungskosten geltend machen. Indem sie von der Steuer absetzbar sind, schafft der Staat eine attraktive Möglichkeit zur Entlastung und fördert gleichzeitig die Einkommenssicherheit seiner Bürger sowie die Wettbewerbsfähigkeit seiner eigenen Wirtschaft – eine Win-win-Situation.

Wann lassen sich Fortbildungskosten von der Steuer absetzen?

Vorteile liegen nun auf der Hand, doch nicht jede Bildungsmaßnahme ermöglicht automatisch eine steuerliche Entlastung. Es gibt auch an dieser Stelle klare Vorgaben, wann in der Steuererklärung Kosten für eine Weiterbildung auftauchen dürfen. Ausschlaggebend sind die Art der Schulung und ihr Bezug zur beruflichen Tätigkeit. Für Fortbildungskosten wird dabei keine Pauschale genutzt. Lediglich für die Verpflegung während der Schulungszeit liegt der Tagessatz aktuell bei 28 Euro. Für den An- und Abreisetag werden jeweils 14 Euro berechnet.

 

Setzen Arbeitgeber Weiterbildungskosten für ihre Mitarbeiter ab, gelten diese als Betriebsausgaben und mindern den steuerpflichtigen Gewinn des Unternehmens. Betriebe können diese Kosten vollumfänglich beim Finanzamt angeben, solange die Weiterbildung der Qualifikation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter dient. Für Unternehmen, die zahlreiche Weiterbildungen durchführen, ist hierbei auch die KI-Buchhaltung attraktiv. Privatpersonen können Fortbildungskosten wiederum als Werbungskosten steuerlich absetzen, wenn diese beruflich veranlasst sind und zur Vertiefung oder Verbesserung vorhandener Kenntnisse genutzt werden.

 

Grundlegende Bedingungen

Folgende Voraussetzungen bestimmen, ob sich Ausgaben für Schulungsmaßnahmen steuerlich absetzen lassen:

  • Berufsbezogener Zusammenhang: Die Fortbildung muss direkt mit der aktuellen Tätigkeit zusammenhängen und deren Ausübung fördern. Eine Weiterbildung, die nur der Privatperson dient, ist in den meisten Fällen nicht von der Steuer absetzbar.
  • Nachweisbarkeit der Kosten: Alle Ausgaben müssen durch Belege nachweisbar sein. Hierzu zählen Quittungen, Rechnungen und Teilnahmebescheinigungen.
  • Keine Erstausbildung: Kosten für die Erstausbildung oder ein Erststudium gelten oft als Sonderausgaben und nicht als Werbungskosten. Die steuerliche Absetzbarkeit greift erst, wenn eine berufliche Grundqualifikation vorliegt. Unternehmen können Berufsschulkosten, Fachliteratur und weitere Aufwendungen einer Erstausbildung jedoch ebenfalls als Betriebsausgaben steuerlich absetzen, wenn der Mitarbeiter offiziell in einem Ausbildungsverhältnis steht (Berufsausbildungsvertrag, duales Programm).

So gelingt die Steuererklärung: Weiterbildung angeben

Wer Fortbildungskosten steuerlich absetzen will, kann einen strukturierten Ablauf nutzen. Folgende Schritte werden hierbei abgearbeitet:

  1. Dokumentation aller Fortbildungskosten
    Das Sammeln sämtlicher Belege und Rechnungen, die im Rahmen einer Schulung angefallen sind, ist notwendig, um Kosten auf Anfrage nachweisen zu können. Die Dokumente bilden damit die Grundlage, um Steuervorteile aus einer Weiterbildung zu generieren und sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, da das Finanzamt Nachfragen stellen kann.

  2. Berechnung der abzugsfähigen Betriebs- bzw. Werbungskosten
    Sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen sollten nun alle Ausgaben, die direkt im Zusammenhang mit einer beruflich notwendigen Fortbildung stehen, sammeln und prüfen.

  3. Angabe der Fortbildungskosten zur Übersendung an das Finanzamt
    Arbeitnehmer tragen die einzelnen Kostenposten im Abschnitt „Werbungskosten“ der Steuererklärung ein. Für Unternehmen erfolgt die genaue Angabe in der Regel im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung unter dem Posten „Personalkosten“ oder „Betriebsausgaben“. In beiden Fällen empfiehlt es sich, auf eine detaillierte und nachvollziehbare Dokumentation zu achten.

 

Die wichtigsten Ausgaben für eine Fortbildung im Überblick:

Die steuerliche Absetzbarkeit dieser Aufwendungen umfasst eine Vielzahl von Kostenarten, die oft unterschätzt werden. Über die Teilnahmegebühren hinaus gibt es weitere Fortbildungskosten, die steuerlich abgesetzt werden können.

 

Kostenart

Beschreibung

Teilnahmegebühren

Kosten für Kurse, Seminare oder Konferenzen sind die Kernkosten einer Fortbildung, da sie für die eigentliche Weiterbildung anfallen.

Anreise-/Fahrkosten

Die Anreise zur Fortbildungsstätte ist ebenfalls steuerlich absetzbar. Dies gilt sowohl für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel als auch für Fahrten mit dem privaten PKW.

Übernachtungskosten

Sofern eine Übernachtung notwendig ist, lassen sich auch diese Kosten steuerlich absetzen. Sie sollten dabei durch Hotelrechnungen oder Quittungen nachweisbar sein.

Fachliteratur

Fachbücher und Materialien, die spezifisch genutzt werden

Verpflegungspauschale

Das Finanzamt gewährt für Verpflegungskosten im Rahmen von Fortbildungen eine Pauschale, die nach der Dauer der Fortbildung berechnet wird.

 

Es lohnt sich, alle möglichen Kosten sorgfältig zu dokumentieren, um den größtmöglichen Steuervorteil zu erzielen. Ebenso können Unternehmen Geschenke steuerlich absetzen oder einen Freibetrag für Betriebsfeiern nutzen.

Fortbildungskosten steuerlich absetzen – Chance für alle

Die Angabe von Fortbildungskosten in der Steuererklärung lohnt sich für Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen. Während Betriebe von einer Steuerminderung durch absetzbare Betriebsausgaben sowie der Mitarbeiterqualifizierung profitieren, steigern Arbeitnehmer Aufstiegschancen und reduzieren ihre Steuerlast. So schaffen diese Entlastungen für beide Seiten Anreize zur Entwicklung.

 

Für eine umfangreiche Fortbildung mit hohen Kosten kann die Hinzuziehung eines Steuerberaters oder in Unternehmen eine professionelle Buchführungssoftware sinnvoll sein. Ein Steuerberater prüft im Detail, welche Ausgaben absetzbar sind, um den maximalen steuerlichen Vorteil zu berechnen. Die einmalige Investition in eine professionelle Software-Lösung von Anbietern wie Stotax automatisiert dieses Vorgehen in Unternehmen jedoch weitestgehend. Es zeigt sich: Jeder kann Fortbildungskosten steuerlich absetzen – profitabel, unkompliziert und sachgemäß.